Dieser Artikel ist Teil einer gesponserten Serie von Dyade.
Die meisten Versicherungsagenturen wissen, wann ihre Technologie sie zurückhält.
Manuelle Prozesse schleichen sich ein. Die Berichterstattung wird unzuverlässig. Teams beginnen, sich auf Problemumgehungen zu verlassen, um den Tag zu überstehen. Schließlich dreht sich das Gespräch um dieselbe Frage: Ist es an der Zeit, auf ein neues Agenturmanagementsystem umzusteigen?
In meiner Rolle als Betreuer von AMS-Implementierungen und -Migrationen habe ich mit vielen Agenturen zusammengearbeitet, die diesen Übergang vollzogen haben. Einige verabschieden sich von veralteten Systemen, die seit Jahrzehnten im Einsatz sind. Andere sind über Plattformen hinausgewachsen, die einst gut funktionierten, aber die heutige Arbeitsweise der Agentur nicht mehr unterstützen können.
Was ich gelernt habe, ist Folgendes: Agenturen konzentrieren sich oft auf die Auswahl des richtigen Systems, aber die eigentliche Herausforderung besteht darin, die Migration selbst zu verwalten. Eine gut durchgeführte AMS-Migration kann den Betrieb modernisieren und das langfristige Wachstum unterstützen. Wenn es schlecht gemacht wird, kann es zu Störungen kommen, deren Lösung Monate dauert.
Die gute Nachricht ist, dass erfolgreiche Migrationen in der Regel einer Reihe konsistenter Best Practices folgen. Basierend auf dem, was ich bei vielen Implementierungen gesehen habe, sind hier fünf Dinge, die jede Agentur verstehen sollte, bevor sie mit einer AMS-Migration beginnt.
1. Eine erfolgreiche Migration beginnt lange vor der Datenverschiebung
Der größte Fehler, den Agenturen machen, besteht darin, anzunehmen, dass die Migration beginnt, wenn die Datenübertragung beginnt. In Wirklichkeit findet die wichtigste Arbeit davor statt.
Bevor mit der technischen Arbeit begonnen wird, sollten Agenturen ihre Ziele klar definieren. Versuchen Sie, die manuelle Arbeit zu reduzieren? Berichterstattung verbessern? Das Wachstum in neue Geschäftsfelder oder Standorte unterstützen?
Wenn sich Agenturen Zeit nehmen, klare Ziele festzulegen, wird der gesamte Umsetzungsprozess einfacher zu steuern. Jeder – von der Führung bis zum Serviceteam – versteht, wie Erfolg aussehen sollte.
Ebenso wichtig ist es, die richtigen Stakeholder frühzeitig in den Prozess einzubinden. Produzenten, Kundenbetreuer, Betriebsteams und sogar externe Partner wie Netzbetreiber verfügen häufig über Erkenntnisse, die die endgültige Konfiguration des Systems beeinflussen.
2. Die Datenmigration ist normalerweise der schwierigste Teil
Wenn es einen Teil des Prozesses gibt, über den sich Agenturen am meisten Sorgen machen, dann ist es die Datenmigration – und das aus gutem Grund.
Versicherungsdaten sind kompliziert. Kundendatensätze, Policendaten, Provisionen, Dokumente und Integrationen müssen alle von einem System in ein anderes verschoben werden. Nicht jedes Feld lässt sich sauber zwischen Plattformen abbilden, insbesondere beim Wechsel von älteren Systemen zu moderneren Architekturen.
Was ich immer wieder gesehen habe, ist, dass Migrationen am besten funktionieren, wenn sich Agenturen zuerst die Zeit nehmen, ihre Daten zu bereinigen.
Das bedeutet, Duplikate zu entfernen, veraltete Informationen zu korrigieren und zu entscheiden, welche historischen Daten wirklich für die Weiterentwicklung benötigt werden. Viele Behörden stellen fest, dass sie jahrzehntelange Datensätze nicht migrieren müssen. In vielen Fällen genügt die Aufbewahrung der Daten für fünf bis sieben Jahre den meisten Betriebs- und Compliance-Anforderungen.
Je sauberer die eingehenden Daten sind, desto reibungsloser verläuft die Migration.
3. Beauftragen Sie jemanden mit der Leitung des Prozesses
Ein weiterer Faktor, der erfolgreiche Migrationen von schwierigen unterscheidet, ist die Eigenverantwortung.
Jede Agentur benötigt einen Fachexperten, der als interner Ansprechpartner für das Projekt fungieren kann. Diese Person muss nicht unbedingt technisch versiert sein, aber sie sollte verstehen, wie die Agentur arbeitet – ihre Arbeitsabläufe, Berichtsanforderungen und alltäglichen Prozesse.
Wenn jemand innerhalb der Organisation für die Koordinierung des Projekts, die Validierung von Daten und die Unterstützung bei Entscheidungen verantwortlich ist, wird der gesamte Prozess organisierter und effizienter.
Ohne diese interne Führung können Migrationen schnell an Schwung verlieren, da die täglichen Abläufe um Aufmerksamkeit konkurrieren.
4. Schulung ist genauso wichtig wie Technologie
Eines habe ich im Laufe der Jahre gelernt: Die beste Technologie der Welt bringt keinen Mehrwert, wenn die Menschen sie nicht effektiv nutzen.
Schulungen werden oft als letzter Schritt im Implementierungsprozess betrachtet, sollten aber eigentlich als Kernbestandteil des Projekts betrachtet werden.
Verschiedene Teams nutzen das AMS auf unterschiedliche Weise. Produzenten, Serviceteams und Administratoren interagieren alle unterschiedlich mit dem System, was bedeutet, dass die Schulung auf ihre Rollen zugeschnitten sein sollte.
Wenn Teams verstehen, wie das System ihre Arbeit unterstützt, erfolgt die Einführung auf natürliche Weise. Ohne diese Klarheit schaffen Benutzer häufig Problemumgehungen oder verfallen in alte Gewohnheiten.
5. Go-Live ist der Anfang, nicht das Ende
Eines der größten Missverständnisse bei AMS-Implementierungen ist, dass der Go-Live die Ziellinie markiert.
In Wirklichkeit ist es der Beginn der nächsten Phase.
Nach der Einführung benötigen Agenturen Zeit, um Arbeitsabläufe zu verfeinern, Benutzerfragen zu beantworten und Prozesse basierend auf der realen Nutzung anzupassen. Die Benutzerakzeptanz geschieht nicht über Nacht und Teams benötigen kontinuierliche Unterstützung bei der Anpassung an neue Arbeitsweisen.
Was ich gesehen habe, ist, dass Agenturen, die in den Support nach der Einführung investieren – Dinge wie Auffrischungsschulungen, Bürozeiten und interne Champions – tendenziell einen viel größeren Nutzen aus ihrem neuen System ziehen.
Eine Migration ist auch eine Chance
Auch wenn AMS-Migrationen eine Herausforderung sein können, sind sie auch eine Chance.
Ein Systemwechsel zwingt Agenturen dazu, ihre Arbeitsabläufe, ihre Datenqualität und die tägliche Arbeitsweise ihrer Teams genau unter die Lupe zu nehmen. Wenn man es mit Bedacht angeht, ist es eine Chance, Prozesse zu modernisieren, die Effizienz zu verbessern und die Agentur für zukünftiges Wachstum zu positionieren.
Die Agenturen, die den größten Nutzen aus einer Migration ziehen, sind nicht unbedingt diejenigen mit den meisten Ressourcen. Sie sind diejenigen, die den Prozess bewusst angehen, die richtigen Leute einbeziehen und die Umsetzung als strategische Initiative und nicht nur als Technologiewechsel betrachten.
Wenn das geschieht, ist das Endergebnis mehr als nur ein neues System – es ist eine stärkere operative Grundlage für die gesamte Organisation.
Autor: Carrie Kagan, VP of Operations, Dyad
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